領収書がない交通費などは、どう処理すればいいの？
2017/05/05
経営会計コンシェルジュの山田由美です。
今回は、経費の中で、「旅費交通費」という項目で、経費処理される
ものについて書きます。
「旅費交通費」と言っても、いろいろあります。
電車代、バス代、タクシー代、航空券、ガソリン代など。
【電車代、バス代】
①電車代、バス代のうち、少額のものは、領収書をもらい忘れたり、領
収書の発行は鉄道会社によってまちまちなので、手間がかかる場合もあ
りますよね。
その場合は、領収書なしでも、出金伝票に
・日付
・乗車区間
・運賃
・訪問先
などを記載して処理して下さい。
また、交通機関の利用頻度が多い方は、週間あるいは月間でまとめて、エ
クセルなどで一覧を作り、月末に一括計上しても大丈夫です。
項目は、出金伝票に記載する内容と同じにして下さい。
②新幹線などは、窓口で購入した場合は領収書を発行してもらえるし、自動
券売機で購入する場合も領収書を発行することが出来るので忘れないよう
にして下さいね。
③ICカードへチャージする場合
Suica、PASMO、ICOCA、TOICAなどのICカードにチャージした場合は、厳密
に言えば、「仮払金」または「前払費用」で処理します。
ICカードチャージは、チャージ時点では費用とはならず、チャージを使用し
た時点で、「旅費交通費」に振り替えることになります。
具体的には次の通りです。
例１）ICカードチャージ5,000円を現金で支払った。
（仮払金または前払費用）5,000 （現金）5,000
例２）ICカードで電車代200円を支払った。
（旅費交通費）200 （仮払金または前払費用）200
ただ、金額が小さいとか、交通費でしか使わないことが明白なのであれば、最
初から「旅費交通費」としても問題ないと思います。
また、継続適用を要件として、チャージ時に費用として計上することも問題な
いでしょう。
但し、領収書の保管だけでなく、定期的に使用履歴を印字しておくことも忘れ
ないようにして下さいね。
印字されたものが証憑になります。
そして、ICカードは、交通費以外に買い物にも利用できます。
交通費以外に使用した場合は、使用ごとに、買い物したものの費用に振り替え
ます。
例えば、手土産を購入したら「交際費」、事務用品を購入したら「消耗品費」
などです。
このような処理は結構面倒ですので、チャージ時に費用処理するのであれば、
ICカードは交通費以外に使用しない方がいいでしょう。
また、決算時に大量のチャージをして旅費交通費として処理するのは、税務
調査で指摘される可能性がありますので、控えた方がいいでしょう。
【タクシー代、航空券代、ガソリン代など】
利用料が高額になりがちなタクシー代や航空運賃、ガソリン代では、領収書
がもらえるので必ずもらっておきましょう。
まとめ
①ICカードは、交通費以外使用しない。
②仕事用のICカードは、私用で使わない。
③ICカードの使用履歴は、小まめに印字して、領収書と一緒に保管しておく。
④タクシー代、航空券代などの高額になりがちなものは、領収書をもらう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。